Klärfälle bearbeiten: wenn die Fallnummer fehlt

Was ist ein Klärfall?

 

Jedes Dokument muss im Archiv einem Fall zugeordnet sein, die Fallnummer ist deshalb Pflicht. Ein Klärfall entsteht, wenn die Fallnummer weder über die Schnittstelle mitgeliefert wurde noch als lesbarer Barcode auf dem Dokument klebt. Solche Dokumente bekommen die Dokumentart "Klärfall" und warten im Bereich Extraktion, bis jemand die Fallnummer nachträgt.

Klärfälle finden

1. Klicken Sie links auf Extraktion 1. Klärfälle erkennen Sie am Typ Klärfall und am Namen, der mit „KLAERFALL Fallnummer fehlt“ beginnt 2.
2. Öffnen Sie einen Klärfall einzeln über die Schaltfläche Extraktion am Zeilenende, oder alle nacheinander über Serieller Modus 3.
   
   Extraktion: hier warten die Klärfälle.

Fallnummer nachtragen

Rechts sehen Sie das leere Pflichtfeld Fallnummer 1. Die Schaltfläche Erledigt 2 ist grau, solange die Fallnummer fehlt.

Geöffneter Klärfall: links das Dokument (hier unkenntlich gemacht), rechts das Feld Fallnummer.

1. Steht die Fallnummer auf dem Dokument? Klicken Sie in das Feld Fallnummer und markieren Sie die Nummer im Dokument links. Sie wird ins Feld übernommen. Alternativ tippen Sie sie ab.
2. Steht sie nicht darauf? Suchen Sie den Patienten in ORBIS anhand der Angaben auf dem Dokument, zum Beispiel Name, Geburtsdatum und Datum des Dokuments. Achten Sie auf den richtigen Aufenthalt: Hat ein Patient mehrere Fälle, entscheidet das Datum auf dem Dokument. Tragen Sie die Fallnummer ins Feld ein.
3. Prüfen Sie die Fallnummer Ziffer für Ziffer.
4. Klicken Sie rechts neben „Klärfall“ auf den Haken Abschnitt bestätigen 2.
   
   Fallnummer eintragen, dann mit dem rechten Haken „Abschnitt bestätigen“.
5. Klicken Sie oben rechts auf Erledigt. Das Dokument wird mit Fallnummer ins Archiv übertragen.

Rechts neben „Klärfall“ gibt es drei Symbole. Nutzen Sie den rechten Haken („Abschnitt bestätigen“). Das mittlere Symbol („Abschnitt löschen & bestätigen“) bitte nicht verwenden.

Sie finden die Fallnummer nicht?

Niemals eine Fallnummer raten oder etwas Beliebiges eintragen. Das Dokument landet sonst in der falschen Patientenakte. Das ist ein Datenschutzvorfall.

1. Schließen Sie den Klärfall nicht ab. Im seriellen Modus gehen Sie mit Überspringen zum nächsten Dokument.
2. Finden Sie heraus, wer das Dokument eingestellt hat, und fragen Sie in der Fachabteilung nach. Hinweise geben Briefkopf, Station oder Absender auf dem Dokument.
3. Nennt die Fachabteilung die Fallnummer, tragen Sie sie wie oben beschrieben ein.
4. Alternativ lässt die Fachabteilung das Dokument neu übertragen, diesmal mit Fallnummer.

Dokument gehört gar nicht ins Archiv

Nur für Dokumente, die nicht ins Archiv gehören, zum Beispiel Fehlscans:

1. Setzen Sie in der Liste den Haken vor dem Dokument 1.
2. Klicken Sie in der Leiste darüber auf Löschen 2.
3. Wählen Sie Löschen und Dokumente vom Training entfernen 3.
   
   Löschen: nur, wenn das Dokument sicher nicht ins Archiv gehört.

Gelöschte Dokumente lassen sich nicht wiederherstellen. Im Zweifel erst den Helpdesk fragen.

Häufige Fragen

Ich habe eine falsche Fallnummer bestätigt. Was jetzt?

Sofort den Helpdesk informieren, mit Dokumentnummer (z. B. #63799) und der richtigen Fallnummer. Das Dokument nicht erneut einscannen.

Wie lassen sich Klärfälle vermeiden?

Den Barcode mit der Fallnummer vor dem Scannen gerade und vollständig aufkleben. Darf ein Dokument nicht beklebt werden, das Deckblatt mit Fallnummer verwenden.

Checkliste für den Arbeitstag

• Die Bereiche Klassifikation und Extraktion regelmäßig im seriellen Modus abarbeiten.
• Klärfälle zuerst: Sie halten die Archivierung auf.
• Offene Rückfragen an Fachabteilungen notieren und nachhalten. Klärfälle, die länger als [x Arbeitstage] offen sind, dem Helpdesk melden.
• Häufen sich gleiche Fehler, zum Beispiel immer dieselbe falsche Dokumentart, bitte dem Helpdesk melden. Daraus verbessern wir die Erkennung.

Stand 17.09.2026 · Bolten IT Solutions GmbH · Helpdesk [helpdesk@bolten-its.com]