--- title: Dokumente auf Station und in der Ambulanz richtig einscannen description: Was Station und Ambulanz beim Etikettieren und Scannen beachten, damit Dokumente im richtigen Fall ankommen. --- [Zu Content springen](https://learn.bolten-its.com/klinik-fuer-stationen-und-ambulanzen#main-content) Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen [Kundenportal](https://support.bolten-its.com/tickets-view?hsLang=de) [![learn.bolten-its.com](https://learn.bolten-its.com/hubfs/learn.bolten-its.com.svg)](https://learn.bolten-its.com/?hsLang=de) - [Tickets](https://support.bolten-its.com/tickets-view) - [Abmelden](https://learn.bolten-its.com/_hcms/mem/logout) - [Supportportal](https://support.bolten-its.com/tickets-view) - [Knowledge Base](https://learn.bolten-its.com/) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Tickets](https://support.bolten-its.com/tickets-view) - [Abmelden](https://learn.bolten-its.com/_hcms/mem/logout) - [Supportportal](https://support.bolten-its.com/tickets-view) - [Knowledge Base](https://learn.bolten-its.com/) - Deutsch Untermenü für Übersetzungen anzeigen - [Kundenportal](https://support.bolten-its.com/tickets-view) Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Bolten ITS Learn Hub](https://learn.bolten-its.com/?hsLang=de) 2. [BITS Dokumentenprüfung Klinik](https://learn.bolten-its.com/bits-dokumentenpr%C3%BCfung-klinik?hsLang=de) 19\. Oktober 2026 # Dokumente auf Station und in der Ambulanz richtig einscannen ## Was Station und Ambulanz beim Etikettieren und Scannen beachten, damit Dokumente im richtigen Fall ankommen. ## Worum geht es? Die BITS Suite ordnet ein gescanntes Dokument über die Angaben auf dem Dokument einem Patienten und einem Fall zu. Je sauberer etikettiert und gescannt wird, desto weniger Prüfaufgaben entstehen und desto schneller liegt das Dokument in der Patientenakte. Dieser Artikel richtet sich an Stationen, Ambulanzen und alle, die Patientenunterlagen vor Ort einscannen. Wie bei Ihnen etikettiert wird und welches Scanprofil gilt, legt Ihre Klinik fest. Die folgenden Punkte helfen in jedem Fall. ## Schritt für Schritt 1. Bekleben Sie die erste Seite mit dem Patientenetikett, das Ihre Klinik verwendet, an einer freien Stelle und nicht über Text oder Unterschrift. 2. Prüfen Sie vor dem Kleben, ob Patient und Fall auf dem Etikett zum Dokument passen. Nehmen Sie bei einer neuen Aufnahme das Etikett des aktuellen Falls, nicht ein altes Etikett aus einem früheren Aufenthalt. 3. Geben Sie jedes Dokument als eigenen Scan in den Scanner. Unterlagen verschiedener Patienten gehören nicht in einen Stapel. 4. Sehen Sie den Stapel vor dem Scannen durch. Eine fremde Patientenseite im Stapel führt zu einer Prüfaufgabe mit dem Hinweis „fremder Patient“. 5. Scannen Sie Kopien mit dem Vermerk „Keine Archivierung“ nicht in die Akte. Sie erzeugen sonst eine Prüfaufgabe. 6. Scannen Sie mit dem Scanprofil, das für die Dokumentenprüfung eingerichtet ist. Achten Sie bei kleinen Formaten wie A5 darauf, dass der Scanner auf das richtige Papierformat eingestellt ist. 7. Scannen Sie wenn möglich das Original statt eines Faxes oder einer blassen Kopie. ![Liste der Aufgaben mit den Reitern Alle, Kodierung, Extraktion und Klassifikation](https://learn.bolten-its.com/hubfs/wissensdatenbank-bits-suite/klinik-liste-1.png) *Liste der Aufgaben mit den Reitern Alle, Kodierung, Extraktion und Klassifikation* ### Unterlagen ohne Papier 1. Kommt ein Befund als Datei, zum Beispiel per E-Mail, drucken Sie ihn nicht aus. 2. Ziehen Sie die Datei auf dem Dashboard in das Widget Dokument ablegen. 3. Prüfen Sie das Dokument in der großen Ansicht und bestätigen Sie Patient und Fall. Danach läuft es weiter wie ein Scan. ## Gut zu wissen - Eine alte Fallnummer auf dem Dokument führt zum Hinweis „Fallnummer weicht ab“. Die Dokumentenprüfung muss dann klären, in welchen Fall das Dokument gehört. - Ein schlecht lesbarer Scan wird nicht automatisch abgelegt. Die Prüfung sieht den Hinweis „schlecht lesbar“ und bittet womöglich um einen neuen Scan. - Ein beschädigtes oder schlecht gedrucktes Etikett wird oft nicht erkannt. Kleben Sie in diesem Fall ein neues Etikett. - Drucken Sie Etikettenbögen aus der BITS Suite immer mit 100 Prozent Skalierung, sonst sitzen die Etiketten nicht auf dem Bogen. - Ein Dokument mit mehreren Seiten bleibt ein Dokument. Trennen Sie nur, wenn wirklich verschiedene Dokumente oder verschiedene Patienten im Stapel liegen. ## Häufige Fragen ### Wohin kommt das Etikett? Auf die erste Seite des Dokuments, an eine freie Stelle, nicht über Text und nicht über eine Unterschrift. ### Welches Etikett nehme ich bei einer Wiederaufnahme? Das Etikett des aktuellen Falls. Ein Etikett aus einem früheren Aufenthalt trägt eine alte Fallnummer und führt zu einer Prüfaufgabe. ### Was passiert mit einer fremden Seite im Stapel? Die BITS Suite erkennt den zweiten Patienten meist und legt eine Prüfaufgabe mit dem Hinweis „fremder Patient“ an. Das Dokument bleibt dann liegen, bis jemand den Stapel geklärt hat. ### Was mache ich mit Kopien, auf denen „Keine Archivierung“ steht? Scannen Sie sie nicht in die Akte. Gelangen sie doch in den Scan, entsteht eine Prüfaufgabe. ### Brauche ich für eine Datei ein Etikett? Nein. Legen Sie die Datei über das Widget Dokument ablegen ab und bestätigen Sie dort Patient und Fall. ## Siehe auch - [Etikettenbögen mit QR-Code drucken in der Klinik](https://learn.bolten-its.com/klinik-etiketten-drucken?hsLang=de) - [Fremder Patient oder abweichende Fallnummer](https://learn.bolten-its.com/klinik-fremder-patient-fallnummer?hsLang=de) - [Patientenunterlagen ohne Etikett ablegen](https://learn.bolten-its.com/klinik-dokument-ohne-etikett-ablegen?hsLang=de) - [Vom Scan in die Patientenakte: der Ablauf im Überblick](https://learn.bolten-its.com/klinik-vom-scan-in-die-patientenakte?hsLang=de) - [Ein Problem mit einem Dokument melden in der Klinik](https://learn.bolten-its.com/klinik-problem-melden?hsLang=de) ## Noch Fragen? Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder an der Aufgabe. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist. Schreiben Sie keine Patientennamen oder Befunde in die Nachricht. - [Häufig gestellte Fragen](https://learn.bolten-its.com/h%C3%A4ufig-gestellte-fragen?hsLang=de) - [Erste Schritte](https://learn.bolten-its.com/erste-schritte?hsLang=de) - [Support](https://learn.bolten-its.com/support?hsLang=de) - [Benutzerhandbücher](https://learn.bolten-its.com/benutzerhandb%C3%BCcher?hsLang=de#main-content) - [Validierung](https://learn.bolten-its.com/benutzerhandb%C3%BCcher?hsLang=de#validierung) - [Allgemein](https://learn.bolten-its.com/benutzerhandb%C3%BCcher?hsLang=de#allgemein) - [KDL und Dokumentarten](https://learn.bolten-its.com/benutzerhandb%C3%BCcher?hsLang=de#kdl-und-dokumentarten) - [BITS Suite](https://learn.bolten-its.com/bits-suite?hsLang=de) - [BITS Suite Administration](https://learn.bolten-its.com/bits-suite-administration?hsLang=de) - [BITS Dokumentenprüfung Klinik](https://learn.bolten-its.com/bits-dokumentenpr%C3%BCfung-klinik?hsLang=de) [![Kopie von Bolten-ITS-Logo\_800x160](https://learn.bolten-its.com/hs-fs/hubfs/Kopie%20von%20Bolten-ITS-Logo_800x160.png?width=380&height=76&name=Kopie%20von%20Bolten-ITS-Logo_800x160.png "Kopie von Bolten-ITS-Logo_800x160")](https://bolten-its.com/) [mailto:info@bolten-its.com](mailto:info@bolten-its.com) Copyright © 2026, Bolten IT Solutions GmbH