Worum geht es?
Anschreiben von Kassen und Ämtern nennen oft eine Ansprechperson mit Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse und einem Zeichen. Die BITS Suite liest diese Angaben aus und zeigt sie im Beleg unter Daten im Block Kontakt Absender.
So rufen Sie bei Rückfragen direkt an oder schreiben eine E-Mail, ohne Nummern abzutippen. Der Artikel richtet sich an alle, die Belege bearbeiten.
Schritt für Schritt
Block Kontakt Absender mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Zeichen
- Öffnen Sie die Aufgabe in Meine Häuser. Unter Daten steht der Block Kontakt Absender mit Absender, Ansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail und Zeichen.
- Prüfen Sie am Dokument, ob die Nummer vollständig erkannt wurde.
- Klicken Sie auf die Telefonnummer oder auf „Anrufen“, um den Anruf über Ihr Telefonieprogramm zu starten.
- Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, um eine neue Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm zu öffnen.
- Kopieren Sie einzelne Angaben mit dem Kopierknopf daneben oder alle zusammen mit „Kontakt kopieren“.
- Nennen Sie im Gespräch oder in der E-Mail das Zeichen. So findet die Gegenseite den Vorgang schneller.
- Halten Sie das Ergebnis der Rückfrage in der Bemerkung fest.
Gut zu wissen
- „Anrufen“ funktioniert nur, wenn auf Ihrem Rechner ein Programm für Telefonlinks eingerichtet ist, zum Beispiel ein Softphone. Sonst kopieren Sie die Nummer.
- Die Telefonnummer wird für den Anruf in das internationale Format mit +49 umgewandelt.
- Der Block erscheint nur, wenn eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse erkannt wurde.
- Die Faxnummer lässt sich kopieren. Ein Fax versendet die BITS Suite nicht.
- Die Kontaktangaben stehen nur im Block und nicht noch einmal in der Liste der Werte darunter.
- Das Zeichen ist das Aktenzeichen, Buchungszeichen oder „Ihr Zeichen“ aus dem Anschreiben.
Häufige Fragen
Warum klappt „Anrufen“ nicht?
Auf Ihrem Rechner ist kein Programm für Telefonlinks eingerichtet. Fragen Sie Ihre IT oder kopieren Sie die Nummer.
Wie kopiere ich den ganzen Kontakt?
Mit „Kontakt kopieren“. Absender, Ansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail und Zeichen werden als Text kopiert.
Was ist das Zeichen?
Das Aktenzeichen oder Buchungszeichen der Gegenseite. Geben Sie es bei Rückfragen an.
Warum fehlt der Kontaktblock?
Im Anschreiben wurde weder eine Telefonnummer noch eine E-Mail-Adresse erkannt. Nehmen Sie die Angaben dann vom Dokument.
Siehe auch
- Abrechnungsbeleg prüfen und Daten übernehmen
- Rückforderungen und Überweisung per QR-Code
- Rückforderungen und Zahlungen für die Buchhaltung
Noch Fragen?
Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder am Dokument. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist.