Rückforderungen und Überweisung per QR-Code

Worum geht es?

Fordert zum Beispiel eine Kasse oder ein Amt Geld zurück, erkennt die BITS Suite Empfänger, Betrag, Frist, IBAN und Buchungszeichen. Der Aufgabentext fasst das zusammen, etwa „Rückforderung Landratsamt Musterkreis 486,20 EUR bis 20.10.2026“. Bei einer Erinnerung oder Mahnung beginnt er mit „Erinnerung“.

Im Beleg steht ein Block Überweisung mit GiroCode. Die Aufgabe hat eine Fälligkeit und bei einer Erinnerung oder einer Frist von höchstens 7 Tagen eine höhere Priorität. Der Artikel richtet sich an die Abrechnung.

Schritt für Schritt

Beleg einer Rückforderung mit Block Überweisung, GiroCode und Workflow

1. Öffnen Sie die Aufgabe, zum Beispiel über die Kennzahl „Rückforderungen“ oder über Dringend.
2. Lesen Sie den Frist-Hinweis unter Daten. Er nennt das Datum und die verbleibenden Tage.
3. Prüfen Sie Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck im Block Überweisung am Dokument.
4. Prüfen Sie, ob die Rückforderung berechtigt ist, zum Beispiel anhand des Zeitraums. Für Rückfragen nutzen Sie den Block Kontakt Absender.
5. Geben Sie die Zahlung weiter, wie es bei Ihnen geregelt ist, über einen eingerichteten Workflow, über das Weiterleiten der Aufgabe oder mit „Überweisung kopieren“.
6. Halten Sie den Stand in der Bemerkung fest und schließen Sie die Aufgabe mit „Erledigt und weiter“.

Gut zu wissen

• Einen GiroCode gibt es nur bei gültiger IBAN und erkanntem Empfänger. Sonst steht im Block „Kein GiroCode“ mit dem Grund.
• „Überweisung kopieren“ übernimmt Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck als Text.
• Der Frist-Hinweis ist rot, wenn höchstens 7 Tage bleiben oder die Frist abgelaufen ist, sonst gelb.
• Welche Workflows erscheinen, hängt von der Einrichtung bei Ihnen ab. Vor dem Auslösen zeigt eine Rückfrage die Werte, die übernommen werden.
• Die Buchhaltung bekommt von der BITS Suite keine eigene Aufgabe.

Häufige Fragen

Bis wann muss gezahlt werden?

Bis zur Frist im Aufgabentext. Sie steht auch als Hinweis im Beleg und als Fälligkeit an der Aufgabe.

Was passiert beim Workflow?

Das hängt davon ab, was bei Ihnen eingerichtet ist. Die Rückfrage vor dem Auslösen zeigt, welche Werte übergeben werden.

Wie nutze ich den GiroCode?

Scannen Sie ihn mit einer Banking-App. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden übernommen.

Bekommt die Buchhaltung eine Aufgabe?

Nein. Geben Sie den Beleg so weiter, wie es bei Ihnen geregelt ist.

Siehe auch

• Rückforderungen und Zahlungen für die Buchhaltung
• Kontaktdaten des Absenders übernehmen
• Abrechnungsbeleg prüfen und Daten übernehmen
• Das Dashboard Leistungsabrechnung

Noch Fragen?

Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder am Dokument. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist.