Validierung im IDP-Fenster mit Personenvorschlag

Worum geht es?

Ist sich die Erkennung bei einem Dokument nicht sicher, entsteht beim zuständigen Haus eine Prüfaufgabe. „Validierung: Klassifikation“ fragt nach der Dokumentart, „Validierung: Extraktion“ nach einzelnen Werten wie der Nummer der Person.

Sie öffnen die Aufgabe wie jede andere aus Meine Häuser, die orange Zahl am Haus zählt sie. Das IDP-Fenster ist direkt eingebettet, rechts daneben schlägt die BITS Suite passende Personen aus den Stammdaten vor. Der Artikel richtet sich an alle, die Validierungen bearbeiten.

Schritt für Schritt

Dokumentart bestätigen

Öffnen Sie die Aufgabe „Validierung: Klassifikation“ in Meine Häuser.
Sehen Sie sich das Dokument im IDP-Fenster an. Die Erkennung schlägt eine Dokumentart mit einer Prozentzahl vor. Die Zahl sagt, wie sicher sie sich ist.
Bestätigen Sie den Vorschlag oder wählen Sie eine andere Dokumentart. Arten, die für diesen Eingang nicht freigegeben sind, sind grau.
Klicken Sie auf „Done“. Die Aufgabe schließt sich von selbst und die Seite springt zur nächsten.

Prüfaufgabe „Validierung: Klassifikation“ mit eingebettetem IDP-Fenster

Werte prüfen und Person übernehmen

Öffnen Sie die Aufgabe „Validierung: Extraktion“. Links steht das IDP-Fenster, rechts die Personenvorschläge.
Prüfen Sie im IDP-Fenster die markierten Felder und korrigieren Sie falsche Werte.
Lesen Sie rechts unter „Im Dokument erkannt“ die erkannten Angaben. Vergleichen Sie sie mit den Vorschlägen. Jeder Vorschlag nennt Name, Nummer, Bereich, Akte, Haus, letzte Aktivität und die Gründe für den Treffer.
Klicken Sie beim passenden Vorschlag auf „Übernehmen“ und bestätigen Sie mit „Ja, übernehmen“. Die Nummer wird ins IDP geschrieben. Alternativ kopieren Sie sie mit „Nr. kopieren“ und tragen sie selbst ein.
Sind keine weiteren Felder offen, schließt die BITS Suite die Validierung ab und die Aufgabe schließt sich. Sonst nennt sie die offenen Felder. Prüfen Sie diese und klicken Sie auf „Done“.

Prüfaufgabe „Validierung: Extraktion“ mit Personenvorschlägen neben dem IDP-Fenster

Gut zu wissen

Bei Validierungen gibt es kein „Erledigt und weiter“. Oben steht „Schließt automatisch, sobald im IDP „Done“ geklickt ist“. Mit „Weiter ohne Erledigen“ springen Sie zur nächsten Aufgabe.
Sicher heißt, dass Nummer oder Name mit Geburtsdatum passen und kein zweiter Treffer nahe dran ist. Wahrscheinlich und möglich sind schwächere Treffer, die Sie genau prüfen.
Zusätzliche Marken helfen beim Entscheiden, etwa „ausgeschieden“ mit Vertragsende, „lange ruhig“ oder „anderes Haus als der Scan“.
Steht „mögliche Dublette von …“ am Vorschlag, gibt es die Person vermutlich doppelt. Wählen Sie bewusst aus und lassen Sie die Dublette in den Stammdaten klären.
Findet die BITS Suite niemanden, steht dort „Keine passende aktive Person gefunden“. Tragen Sie die Nummer dann im IDP-Fenster selbst ein.
Meldet die Seite „Im IDP ist dieses Dokument bereits abgeschlossen“, ist die Prüfung schon erledigt. Erledigen Sie die Aufgabe dann in der Aufgabenliste von d.velop documents.

Häufige Fragen

Warum sind die meisten Dokumentarten grau?

Für diesen Eingang sind nur bestimmte Dokumentarten freigegeben. Die übrigen lassen sich nicht wählen.

Was heißt die Prozentzahl?

Sie zeigt, wie sicher sich die Erkennung bei ihrem Vorschlag ist. Je niedriger die Zahl, desto genauer sollten Sie hinsehen.

Was passiert nach „Done“?

Die Aufgabe schließt sich, das Dokument wird abgelegt und ist es für die Abrechnung wichtig, entsteht die Abrechnungsaufgabe. Ihre Bestätigung hilft der Erkennung, ähnliche Dokumente künftig sicherer zu erkennen.

Welche Person ist die richtige?

Die, deren Nummer, Name und Geburtsdatum zum Dokument passen und die im passenden Haus aktiv ist. Im Zweifel öffnen Sie die Akte oder fragen beim Haus nach.

Was tue ich, wenn es keinen Treffer gibt?

Tragen Sie die Nummer im IDP-Fenster selbst ein. Gibt es die Person noch nicht in den Stammdaten, klären Sie das mit dem Haus.

Siehe auch

Noch Fragen?

Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder am Dokument. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist.