Worum geht es?
Die BITS Suite ordnet einen gescannten Beleg über das Etikett auf der ersten Seite der richtigen Person zu. Je sauberer etikettiert und gescannt wird, desto weniger Nacharbeit hat die Abrechnung.
Dieser Artikel richtet sich an die Häuser, also an alle, die Belege vor Ort etikettieren und einscannen.
Schritt für Schritt
- Drucken Sie für jede Person einen Etikettenbogen über die Kachel Etiketten drucken, am besten gleich bei der Aufnahme.
- Prüfen Sie vor dem Kleben, ob der Name auf dem Beleg und der Name auf dem Etikett zusammenpassen.
- Kleben Sie das Etikett auf die erste Seite des Belegs, auf eine freie Stelle und nicht über Text. Der QR-Code darf nicht geknickt, verschmiert oder überklebt sein.
- Geben Sie jeden Beleg als eigenes Dokument in den Scan. Belege verschiedener Personen gehören nicht in ein Dokument.
- Scannen Sie mit dem Scanprofil, das für die Leistungsabrechnung eingerichtet ist.
- Prüfen Sie vor dem Scannen die Unterschriften, vor allem bei SEPA-Mandaten.
Etikett mit QR-Code auf der ersten Seite eines Belegs
Sammelbelege scannen
- Scannen Sie einen Beleg, der mehrere Personen betrifft, zum Beispiel eine Leistungsliste, einmal als ein Dokument.
- Ein Etikett ist dafür nicht nötig. Entscheidend ist, dass die Klientennummern der Personen auf dem Beleg stehen. Sie brauchen dieselbe Form wie im QR-Code des Etiketts, also K_ und die Nummer.
- Die BITS Suite verknüpft den Beleg dann von selbst in die Akten dieser Personen.
Gut zu wissen
- Ein falsches Etikett führt den Beleg zunächst in die falsche Akte. Die Abrechnung sieht dann „Etikett prüfen“ und muss den Beleg umhängen.
- Stehen in einem Dokument Belege von zwei Personen, meldet die BITS Suite „mehrere Bewohner“. Die Abrechnung muss das dann klären.
- Ein beschädigter oder schlecht gedruckter QR-Code wird oft nicht erkannt. Kleben Sie in diesem Fall ein neues Etikett.
- Drucken Sie Etikettenbögen immer mit 100 Prozent Skalierung, sonst sitzen die Etiketten nicht auf dem Bogen.
- Ein SEPA-Mandat ohne Unterschrift wird erkannt. Die Abrechnung fordert dann beim Haus ein unterschriebenes Mandat an.
- Dateien, die per E-Mail kommen, müssen nicht ausgedruckt werden. Sie lassen sich über das Widget Dokument ablegen ohne Etikett ablegen.
Häufige Fragen
Wohin kommt das Etikett?
Auf die erste Seite des Belegs, an eine freie Stelle, nicht über Text und nicht über eine Unterschrift.
Was passiert bei einem falschen Etikett?
Der Beleg landet zunächst in der Akte der Person vom Etikett. Die BITS Suite erkennt die Abweichung meist am Namen im Dokument und zeigt der Abrechnung den Hinweis „Etikett prüfen“. Dort wird der Beleg mit einem Klick umgehängt.
Wie scanne ich Sammelbelege?
Einmal als ein Dokument, ohne Etikett. Wichtig sind die Klientennummern der Personen auf dem Beleg.
Brauche ich für eine E-Mail-Anlage ein Etikett?
Nein. Legen Sie die Datei über das Widget Dokument ablegen ab und bestätigen Sie dort die Person.
Siehe auch
- Etikettenbögen mit QR-Code drucken
- Falsches Etikett oder mehrere Bewohner auf einem Beleg
- Sammelbelege für mehrere Bewohner
- SEPA-Mandate prüfen
- Dokument ohne Etikett ablegen
- Vom Scan zur Abrechnung: der Ablauf im Überblick
Noch Fragen?
Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder am Dokument. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist.