Patientenunterlagen ohne Etikett ablegen

Worum geht es?

Nicht jedes Dokument kommt über den Scanner. Einen Befund aus einer Praxis, einen Arztbrief per E-Mail oder eine Datei aus einem Portal legen Sie über das Widget Dokument ablegen auf dem Dashboard ab. Ein Patientenetikett brauchen Sie dafür nicht. Die Erkennung liest die Angaben im Dokument und die BITS Suite schlägt Patient und Fall aus den Stammdaten vor.

Nach Ihrer Bestätigung läuft das Dokument genauso weiter wie ein Scan. Der Artikel richtet sich an alle, die Patientenunterlagen digital bekommen.

Schritt für Schritt

Widget Dokument ablegen mit hineingezogener Datei und den letzten Uploads

Ziehen Sie die Datei auf die Fläche „Datei hierher ziehen“ oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen. Erlaubt sind PDF, PNG, JPG und TIFF, auch mehrere Dateien auf einmal.
Warten Sie, bis die Erkennung fertig ist. In der Liste steht zuerst „in Erkennung“, danach „wartet auf Bestätigung“.
Erscheint der Vorschlag nicht von selbst, klicken Sie in der Liste auf „Prüfen“. Sie sehen ein kleines Bild der ersten Seite und daneben den Vorschlag.
Klicken Sie auf „Groß anzeigen“ oder doppelt auf das Bild. Lesen Sie das Dokument in der großen Ansicht, dort können Sie blättern und zoomen. Erst danach lässt sich die Ablage bestätigen.
Prüfen Sie den Vorschlag mit Patient, Nummer, Fachabteilung, Akte mit Fall und Trefferqualität. Passt er nicht, suchen Sie den richtigen Patienten über das Suchfeld nach Name oder Nummer und setzen Sie den Haken.
Klicken Sie auf „Bestätigen und ablegen“. Eine Meldung mit Haken bestätigt die Ablage und bietet „Dokument öffnen“ und „Aufgabe öffnen“ an.

Große Ansicht mit dem Dokument links und dem Vorschlag für Patient und Fall rechts

Gut zu wissen

Auf dem Dashboard öffnet sich die große Ansicht in einem neuen Tab. Sie schließen sie mit dem Kreuz oder mit Esc, Ihre Auswahl bleibt erhalten.
Die Trefferqualität heißt sicher, wahrscheinlich oder möglich, dazu kommen Punkte. Prüfen Sie bei einem Patienten mit mehreren Aufenthalten besonders, ob die Akte den richtigen Fall nennt.
Ist das Dokument unsicher, zum Beispiel wegen der Dokumentart oder einer abweichenden Fallnummer, entsteht nach dem Ablegen eine Prüfaufgabe bei der Fachabteilung. Sonst entsteht gleich die Aufgabe, etwa eine Aufgabe der Kodierung.
Findet die BITS Suite niemanden, steht dort „Kein Treffer in den Stammdaten“. Wählen Sie den Patienten über die Suche. Ohne Patient lässt sich das Dokument nicht ablegen.
Ihre letzten zwölf Uploads stehen unter der Ablagefläche mit ihrem Stand, also in Erkennung, wartet auf Bestätigung, wartet auf Validierung, Aufgabe erstellt, abgelegt oder Fehler. Nur Sie sehen Ihre eigenen Uploads.
In Meine Fachabteilungen finden Sie diese Dokumente über den Knopf Händisch hochgeladen.

Häufige Fragen

Welche Dateien gehen?

PDF, PNG, JPG und TIFF. Andere Formate wandeln Sie vorher um, zum Beispiel in PDF.

Wo liegt das Dokument danach?

Im bestätigten Fall der Patientenakte, genau wie ein Scan. Mit „Dokument öffnen“ sehen Sie es direkt.

Wo finde ich die Aufgabe?

In Meine Fachabteilungen bei der Fachabteilung des Falls. Muss die Erkennung noch geprüft werden, steht dort zuerst eine Prüfaufgabe. „Aufgabe öffnen“ führt direkt hin.

Warum ist der Knopf „Bestätigen und ablegen“ grau?

Sie haben das Dokument noch nicht groß angesehen. Öffnen Sie „Groß anzeigen“ und setzen Sie den Haken beim richtigen Patienten.

Muss ich die Dokumentart wählen?

Nein. Die Dokumentart bestimmt die Erkennung. Ist sie unsicher, entsteht nach dem Ablegen eine Prüfaufgabe.

Siehe auch

Noch Fragen?

Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder an der Aufgabe. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist. Schreiben Sie keine Patientennamen oder Befunde in die Nachricht.