Arbeitsalltag in der Abrechnung

Worum geht es?

Dieser Artikel beschreibt einen Arbeitstag in der Abrechnung mit der BITS Suite. Er richtet sich an alle, die Belege prüfen, Abrechnungsdaten übernehmen und Häuser betreuen oder vertreten.

Die Reihenfolge ist ein Vorschlag, der sich in der Praxis bewährt. Fristen und Hinweise zuerst, danach die Validierungen, danach die übrigen Abrechnungsaufgaben.

Schritt für Schritt

Am Morgen

1. Öffnen Sie das Dashboard und prüfen Sie den Status.
2. Sehen Sie in Dringend nach, welche Fristen heute oder in den nächsten Tagen ablaufen. Erledigen Sie diese Aufgaben zuerst.
3. Öffnen Sie über die Kennzahlen die Hinweise, zum Beispiel „Etikett prüfen“ oder „Rückforderungen“. Meine Häuser zeigt dann genau diese Aufgaben.

Meine Häuser, aus der Kennzahl Rückforderungen geöffnet

Im Tagesgeschäft

1. Heben Sie den Filter mit dem Kreuz auf und kehren Sie zu Ihren Häusern zurück.
2. Arbeiten Sie die Validierungen ab, zu erkennen an der orangen Zahl. Die Abrechnungsaufgabe zu einem Beleg entsteht erst nach der Validierung.
3. Arbeiten Sie danach die Abrechnungsaufgaben ab, zu erkennen an der grünen Zahl. Prüfen Sie die Daten am Beleg und kopieren Sie Werte mit dem Kopierknopf, statt sie abzutippen.
4. Starten Sie bei Bedarf einen Workflow und halten Sie Besonderheiten in der Bemerkung fest. Klicken Sie dazu auf „Bemerkung speichern“.
5. Schließen Sie jede Abrechnungsaufgabe mit „Erledigt und weiter“.

Vertretung übernehmen

1. Klicken Sie in Meine Häuser bei den Häusern der abwesenden Person auf „Heute“.
2. Die Häuser erscheinen oben unter Meine Häuser und im Kopf der Liste mit dem Zusatz „(heute)“.
3. Um Mitternacht fallen sie von selbst wieder heraus.

Gut zu wissen

• Ihre Auswahl mit Stern und „Heute“ gilt nur in diesem Browser.
• Die Bemerkung wird am Dokument gespeichert. Sie steht in der Aufgabenliste in der Spalte Bemerkung und ist für alle sichtbar, die das Dokument sehen.
• „Alle kopieren“ übernimmt alle Daten des Belegs als Text, zum Beispiel für eine E-Mail an das Haus.
• Ist die Dokumentart unklar, öffnen Sie in der Aufgabe die Aktion Dokumentart nachschlagen. Die Suche ist mit der Beschreibung des Belegs vorbelegt.
• Passt das Etikett nicht zum Dokument, hängen Sie den Beleg direkt im roten Hinweis um.

Häufige Fragen

Wie übernehme ich eine Vertretung?

Klicken Sie in Meine Häuser bei den betreffenden Häusern auf „Heute“. Die Vertretung gilt bis Mitternacht.

Warum sind meine Häuser am anderen PC weg?

Die Auswahl wird im Browser gespeichert, nicht in Ihrem Benutzerkonto. Setzen Sie die Sterne am anderen Rechner einmal neu.

Welche Aufgabe nehme ich zuerst?

Überfällige und bald fällige Fristen aus Dringend, danach Aufgaben mit Hinweis über die Kennzahlen, danach die Validierungen und zuletzt die übrigen Abrechnungsaufgaben.

Wie hebe ich einen Filter auf?

Klicken Sie im Kopf der Liste beim Filter auf das Kreuz.

Siehe auch

• Meine Häuser: Häuser wählen, vertreten, Aufgaben öffnen
• Abrechnungsbeleg prüfen und Daten übernehmen
• Validierung im IDP-Fenster mit Personenvorschlag
• Falsches Etikett oder mehrere Bewohner auf einem Beleg
• Rückforderungen und Überweisung per QR-Code
• Die richtige Dokumentart finden
• Ein Problem mit einem Dokument melden

Noch Fragen?

Wenn etwas nicht wie beschrieben funktioniert, melden Sie es über Problem melden auf dem Dashboard oder am Dokument. Sie erreichen die Bolten IT Solutions GmbH auch unter support@bolten-its.com. Geben Sie dabei an, welches Dokument oder welche Aufgabe betroffen ist.